privacybeleid
Velora Webagency hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
1. Wie zijn wij?
Velora Webagency is een eenmanszaak naar Belgisch recht.
- Onderneming
- Velora Webagency
- Adres
- Weyerstraat 3, 3545 Zelem (Halen), België
- Ondernemingsnummer
- BE 1013.308.619
- [email protected]
- Telefoon
- +32 492 20 06 30
- Website
- velorawebagency.eu
Voor de gegevens die wij op deze website en in onze eigen bedrijfsvoering verwerken, treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld. Dat is voor een onderneming van onze omvang en met onze activiteiten niet verplicht. U kunt voor alle privacyvragen rechtstreeks terecht op bovenstaand e-mailadres.
2. Welke gegevens verwerken wij, en waarom?
2.1 Bezoekers van onze website
| Gegevens | Doel | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht (contactformulier) | Uw vraag beantwoorden en contact met u opnemen | Uitvoering van of stappen vóór een overeenkomst, op uw verzoek |
| Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, type project, budgetindicatie (offerteformulier) | Een offerte opmaken en met u bespreken | Uitvoering van of stappen vóór een overeenkomst, op uw verzoek |
| IP-adres, datum en tijdstip, opgevraagde pagina's, browsertype (serverlogs) | Technische werking, beveiliging en foutopsporing van de website | Ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en werkende website |
| Cookiegegevens | Zie artikel 6 | Uw toestemming, behalve voor strikt noodzakelijke cookies |
De gegevens die u via het contact- of offerteformulier invult, worden niet in de website opgeslagen. Zij worden rechtstreeks per e-mail naar onze mailbox verzonden en blijven daar bewaard volgens de termijnen in artikel 5.
2.2 Klanten
| Gegevens | Doel | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Naam, functie, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, ondernemingsnummer | Uitvoering van de overeenkomst: ontwerp, ontwikkeling, hosting, onderhoud en ondersteuning | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturatie- en betalingsgegevens | Facturatie, boekhouding en fiscale verplichtingen | Wettelijke verplichting |
| Correspondentie en projectdossier | Opvolging van het project, ondersteuning en bewijsvoering | Uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang |
| Toegangsgegevens tot uw domein, hosting of andere accounts | Beheer en onderhoud van uw website | Uitvoering van de overeenkomst |
2.3 Wat wij niet doen
- Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens nooit aan derden.
- Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 AVG), zoals gezondheidsgegevens, in het kader van deze website.
- Wij nemen geen beslissingen over u op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking of profilering.
3. Gegevens op websites die wij voor onze klanten beheren
Voor de websites en webshops die wij in opdracht van onze klanten bouwen en onderhouden, ligt de rolverdeling anders.
De klant is in dat geval de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van zijn eigen bezoekers en kopers. Velora Webagency treedt op als verwerker: wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van de klant, om de website technisch te bouwen, te hosten, te onderhouden en te ondersteunen. Wij gebruiken die gegevens nooit voor eigen doeleinden.
Deze rolverdeling wordt met elke klant vastgelegd in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst, met daarin onder meer de beveiligingsmaatregelen, de ingeschakelde subverwerkers en de afspraken over bewaring en verwijdering.
Bent u klant of bezoeker van een website die wij beheren en heeft u een vraag over uw gegevens? Richt u dan in de eerste plaats tot de uitbater van die website. Wij verwijzen elk verzoek dat wij rechtstreeks ontvangen onverwijld door.
4. Met wie delen wij gegevens?
Wij schakelen een beperkt aantal dienstverleners in die noodzakelijk zijn om onze diensten te leveren. Wij streven ernaar met elk van hen een verwerkersovereenkomst te sluiten waarin vertrouwelijkheid, beveiliging en de plaats van verwerking worden vastgelegd.
| Dienstverlener | Waarvoor | Locatie van de gegevens |
|---|---|---|
| HostGator (Newfold Digital) | Webhosting van onze website en van de websites die wij beheren | Datacenter Parijs, Frankrijk. De moedervennootschap is gevestigd in de Verenigde Staten; ondersteuning en beheer van buiten de EER kunnen niet worden uitgesloten |
| Combell NV (België) | Zakelijke e-maildienst | Datacenter Brussel, België — EER |
| Boekhoudkantoor | Verwerking van de boekhouding | België |
Daarnaast kunnen wij gegevens meedelen aan overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Wij streven ernaar alle gegevens binnen de EER te verwerken en op te slaan. Onze mailboxen en de gegevens die daarin worden bewaard, bevinden zich in België.
Onze hostingomgeving staat in Frankrijk, maar de betrokken leverancier maakt deel uit van een groep met zetel in de Verenigde Staten. Toegang vanuit een land buiten de EER, bijvoorbeeld voor technische ondersteuning, kan daardoor niet volledig worden uitgesloten. Dergelijke doorgifte gebeurt op basis van een doorgiftemechanisme uit hoofdstuk V AVG, in het bijzonder de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCC's).
Wij evalueren deze situatie actief en werken aan een volledige overstap naar een hostingomgeving binnen België.
5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Berichten via het contact- of offerteformulier zonder gevolg (bewaard in onze mailbox) | 12 maanden na het laatste contact |
| Klantendossier en correspondentie | 5 jaar na het einde van de samenwerking (verjaringstermijn voor contractuele aansprakelijkheid) |
| Facturen en boekhoudkundige stukken | 7 jaar (wettelijke bewaartermijn) |
| Serverlogs | 30 dagen |
| Toegangsgegevens tot klantaccounts | Tot het einde van de samenwerking, daarna onmiddellijk verwijderd |
6. Cookies
Onze website gebruikt uitsluitend strikt noodzakelijke cookies. Dat zijn cookies die nodig zijn om de website correct en veilig te laten werken. Voor deze cookies is uw toestemming wettelijk niet vereist.
Wij gebruiken geen analytische cookies, geen trackingcookies en geen marketing- of advertentiecookies. Wij meten uw surfgedrag niet en delen niets met advertentienetwerken of sociale media.
Een volledig overzicht van de gebruikte cookies, hun functie en hun bewaartermijn vindt u in onze cookieverklaring.
Voegen wij later toch analytische of marketingcookies toe, dan vragen wij daarvoor eerst uw toestemming via een cookiebanner en passen wij dit privacybeleid aan.
7. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Onder meer:
- alle verbindingen met onze website en de websites die wij beheren verlopen versleuteld via HTTPS;
- de toegang tot systemen en beheeromgevingen is beperkt tot een minimaal aantal persoonlijke accounts met sterke, unieke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie;
- er worden automatische back-ups gemaakt, waarvan de herstelbaarheid periodiek wordt gecontroleerd;
- software, thema's en plug-ins worden regelmatig bijgewerkt;
- wij vragen enkel de gegevens die werkelijk nodig zijn en bewaren geen betaalkaartgegevens.
8. Uw rechten
U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:
- Inzage — u kunt opvragen welke gegevens wij over u verwerken.
- Verbetering — u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
- Verwijdering — u kunt vragen uw gegevens te wissen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren.
- Beperking — u kunt de verwerking in bepaalde gevallen laten beperken.
- Bezwaar — u kunt zich verzetten tegen verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang steunen.
- Overdraagbaarheid — u kunt uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen of laten doorgeven.
- Intrekking van toestemming — waar de verwerking op uw toestemming steunt, kunt u die op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
U kunt uw rechten uitoefenen via [email protected]. Wij antwoorden binnen één maand. Om misbruik te vermijden, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.
Klacht
Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
- Instantie
- Gegevensbeschermingsautoriteit
- Adres
- Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
- [email protected]
- Website
- www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Wij stellen het op prijs als u ons eerst zelf contacteert, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.
9. Wijzigingen aan dit privacybeleid
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, onze systemen of de wetgeving daartoe aanleiding geven. De meest recente versie staat steeds op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.